Jede Abteilung verwendet eigene Benennungen? Terminologie wird noch in Excel verwaltet (wenn überhaupt)? Das Marketing verwendet andere Terminologie als die Werkstatt und wieder andere als die Betriebsanleitung? Es gibt Missverständnisse am laufenden Band? Das nervt? Keine Panik!
Erst mal anschnallen
Um einen nachhaltigen und zukunftssicheren Terminologieprozess aufzubauen, muss man erst mal die wesentlichen Anforderungen und Prozesse kennen. Da hilft eine GAP-Analyse, die für ein gemeinsames Zielbild sorgt und vor allem aufzeigt, was man NICHT will.
Sicheres Fahrgefühl entwickeln
Sobald Prozesse und Anforderungen geklärt sind, ist der nächste Schritt die Einführung eines zentralen Terminologiesystems zur übergreifenden Terminologie-Verwaltung. Sobald das steht, kann es endlich losgehen: Nun gilt es, die relevante Terminologie (oft in Listen) aufzuspüren und für den Import aufzubereiten. Um diese Listen schnell zu konsolidieren, sollte man möglichst automatisiert vorgehen.
Bei blc haben wir hierfür das Data Toolkit entwickelt, mit dem wir Terminologie nach individuellen Anforderung zusammenführen können. So können Varianten und Synonyme, die in verschiedenen Abteilungen kursieren, einfach in Einträgen zusammengeführt werden. Auch vorhandene, zielsprachliche Terminologie wird so wellenweise ins zentrale System ‚geholt‘.
Mit Workflows ‚auf Spur‘ bleiben
Zur übergreifenden Vereinheitlichung der Terminologie werden Workflows aufgebaut. Sie erlauben die Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen. So werden Begriffsinhalte mit Definitionen geklärt und Vorzugsbenennungen entschieden. Diskussionen und Entscheidungen werden im Terminologiesystem nachverfolgt und können jederzeit eingesehen werden. Das sorgt für Klarheit im Prozess und vermeidet Missverständnisse.
Auch neue Begriffe können über Workflows eingesteuert werden und Freigabe-Prozesse durchlaufen. Anschließend erfolgt die Erarbeitung zielsprachlicher Äquivalente, damit auch für die Übersetzungen abgestimmte Vorzugsbenennungen zur Verfügung stehen.
Smarte Terminologie am Horizont
Smarte Terminologieprozesse sorgen mit jeder Terminologie-Freigabe dafür, dass das Ziel einer übergreifend einheitlichen Terminologiedatenbank schnell erreicht wird. Aber das ist noch nicht alles!
Der Einsatz von validierter Terminologie für KI-Anwendungen, wie interne Chatbots, macht jetzt erst richtig Sinn, denn durch gezielte Abfragen von Termbankinhalten in einen RAG-Prozess können Suchanfragen optimal angereichert werden.
So gibt der Chatbot intelligente, passende und vor allem unternehmensspezifische Informationen zurück!
Ihre Kerstin Berns